Beteiligen Sie die richtigen Personen in jeder Phase des Freigabeprozesses
FLOWWER bildet mit wenigen Klicks komplexe Rechnungs- und Belegfreigaben ab. Sie legen Regeln, Rollen und Rechte fest und beginnen mit der Automatisierung Ihrer individuellen Arbeitsabläufe.
Die Prozesse können Sie jederzeit unkompliziert anpassen, denn FLOWWER wächst mit Ihrem Unternehmen mit.
Mehrere Tausend Unternehmen vertrauen FLOWWER bereits
Flowws: das Herzstück von FLOWWER
Das Kunstwort „Floww“ steht für Workflow oder Prozess. Mit einem Floww legen Sie die Regeln fest, die für eine bestimmte Belegkategorie gelten.
Über den Floww-Editor bilden Sie die Arbeitsschritte für die Genehmigungsprozesse ab und legen fest, welche Personen die Freigaben für die einzelnen Belegkategorien erteilen.
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Freigabeprozesse anlegen sowie beliebig viele Freigeber auf jeder Stufe eintragen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Struktur: Sie standardisieren Ihre Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass alle Belege die vordefinierten Schritte durchlaufen.
- Kategorien für Belege: Bei der Anlage der Flowws definieren Sie die verschiedenen Belegkategorien und legen fest, welche Dokumente am Ende der Freigabe an Dienste wie zum Beispiel DATEV weitergeleitet oder heruntergeladen werden.
- Transparenz und Kontrolle: Sie wissen jederzeit, wie viele Belege sich auf welcher Stufe im Umlauf befinden und können nachvollziehen, wer was und wann genehmigt hat.
- Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung reduzieren Sie die Fehlerquote und geben Belege innerhalb von Minuten von jedem Gerät frei.
Dokumentieren Sie mit FLOWWER jedes Freigabeverfahren revisionssicher
Jeder Arbeitsschritt wird in FLOWWER in einem Logbuch dokumentiert.
Dadurch erkennen Sie zu jedem Zeitpunkt, wer welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat und können über die Beleghistorie den Verlauf einsehen.
Das Logbuch wird an DATEV übergeben und ist somit auch später über DATEV einsehbar.
Zu jeden Beleg können Sie Notizen für die Finanzbuchhaltung und Kommentare ergänzen und strukturiert über die integrierte XML-Schnittstelle weitergeben.
FLOWWER: Einfach zu bedienen. Flexibel. Leistungsstark.
Die Umsetzung Ihrer digitalen Freigabeprozesse im Detail
Definieren Sie Freigabestufen für jede Belegkategorie und weisen Sie Rollen und Rechte zu
Mit FLOWWER bilden Sie Freigabeprozesse mit bis zu fünf Freigabestufen ab. Zu jeder Stufe legen Sie eine beliebige Anzahl von Freigebern fest.
Durch die Vergabe von Rollen und Rechten sehen Mitarbeiter nur die für sie relevanten Dokumente und Information.
Sie bestimmen wie viele Personen auf jeder Stufe einen Beleg freigeben und gewährleisten dadurch das Vier-Augen-Prinzip.
Sie können Freigeber gegenseitig ausschließen und vermeiden auf diese Weise persönliche Einflussnahme.
Wurde die Rechnung von genügend Beteiligten geprüft und freigegeben, geht der Beleg selbstständig zur nächsten Freigabestufe weiter.
Automatische Benachrichtigung und Erinnerungsfunktion
Sobald ein Beleg eingeht, erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter eine Mitteilung und können das Dokument sofort in FLOWWER einsehen und prüfen.
Darüber hinaus können Sie Erinnerungen flexibel und individuell je Benutzer anlegen, damit Fristen eingehalten und Skonto-Möglichkeiten nicht übersehen werden.
Vertreterfunktion für den ungestörten Freigabeprozess
Um den reibungslosen Ablauf in Urlaubs- und Krankheitsfällen sicherzustellen, benennen Sie für jeden Freigeber einen Vertreter.
Festgelegte Vertreter nominieren bei Bedarf wiederum Vertreter. FLOWWER verhindert durch einen intelligenten Prüfmechanismus, dass sich Vertreter gegenseitig im Kreis benennen.
Praxisbeispiele für intelligente Workflows
- Start des Flowws: Sie laden den Beleg im Browser hoch und er wird im Eingang im Dashboard hinterlegt. Sie weisen einen Floww zu und der ausgewählte Workflow startet automatisch.
- Formelle Rechnungsprüfung: Bei den Mitarbeitern, die für die Belegkategorie in Stufe 1 hinterlegt sind, geht eine Benachrichtigung über den Rechnungseingang per Mail ein. Sie prüfen, ob formell alle Rechnungsdetails vorhanden sind, und geben die Rechnung frei.
- Supervisoren: Sie können Mitarbeiter definieren, die sich Belege bei Bedarf anzeigen lassen können, aber nicht benachrichtigt werden.
- Bagatellrechnung: Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 300 Euro, ist die Freigabe auf der ersten Stufe oft ausreichend (Bagatellgrenze).
- Rechnung mit sachlicher Prüfung: Liegt der Betrag unter 2.000 €, werden die freigebenden Sachbearbeiter auf Stufe 2 benachrichtigt, sobald die formelle Kontrolle auf Stufe 1 abgeschlossen ist.
- Großbetrag: Belege über 5.000 Euro müssen grundsätzlich durch die Geschäftsführung freigegeben werden.
FLOWWER ist Ihr perfekter Assistent in der automatisierten Belegprüfung
Bilden Sie den Prozess Ihrer Rechnungsprüfung digital ab und behalten Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle über Ihre finanziellen Workflows. Egal von wo Sie oder Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten.
„FLOWWER ermöglicht eine einfache Handhabung in der Rechnungsprüfung. Ohne Probleme können digitale Rechnungen über mehrere Stationen geprüft und an unsere Buchhaltung weitergegeben werden.
Die Rechnungen sind in der Buchhaltung direkt archiviert, sodass die Suche nach Dokumenten in Sekundenschnelle vollzogen werden kann.
Rechnungsinformation, also das Belegbild, ist direkt mit dem Buchungssatz verknüpft und jederzeit einsehbar. Regal Labyrinthe oder verstaubte Archive gehören bei uns der Vergangenheit an. Auch die Arbeit im Home-Office wird durch die beleglose Buchführung erst ermöglicht.“
Soyez (Handwerksbetrieb)
Die Highlights von FLOWWER im Überblick
Freigabematrix
Mit dem einfachen und trotzdem leistungsfähigen Freigabesystem bilden Sie mit wenig Aufwand Ihre Prozesse personen- und/oder themenbezogen in FLOWWER ab.
Rollenorientiert
Durch das integrierte Berechtigungskonzept bestimmen Sie, welche Berechtigungen einzelne Benutzer erhalten. Die Benutzeroberfläche wird automatisch auf die verfügbaren Funktionen reduziert und bleibt für den jeweiligen Benutzer maximal übersichtlich.
Anhänge für Dokumente
Fügen Sie einem Dokument weitere Anhänge (Lieferschein, Angebot, usw.) hinzu.
FLOWWER alle Anhänge zu einer PDF/A-Datei zusammen.